Treppe

Folge 08: Effektivität im Projekt

Wenn Du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten endlosen Meer.

Antoine de Saint-Exupéry

 

Die Folge 08: Effektivität im Projekt

  In der Managementliteratur liest man immer wieder die Metapher der 3 Steinmetze:

Ein Mann kommt auf eine Baustelle und sieht dort 3 Steinmetze. Er fragt den ersten „Was machen Sie da?“. Der Steinmetz antwortet „das sehen sie doch, ich behaue Steine und verdiene damit meinen Lebensunterhalt“.

Der Mann geht weiter zum Steinmetz und fragt auch diesen „Was machen Sie da?“. Der Steinmetz antwortet: „Sehen sie her, ich bin der beste Steinmetz im ganzen Land, keiner bearbeitet Steine so gut wie ich“!

Schließlich geht der Mann weiter zum dritten Steinmetz und fragt auch diesen „Was machen Sie da?“.

Der dritte Steinmetz schaut sich mit glänzenden Augen um und sagt „ich trage dazu bei, eine Kathedrale zu bauen“.

Alle 3 Steinmetze tun das Gleiche. Was sie elementar voneinander unterscheidet ist die jeweilige Einstellung.

Der erste Steinmetz macht einfach nur seinen Job. Diese Art von Mitarbeitern tun genau das, was von Ihnen verlangt wird und leistet genau so viel wie es sein muss. Auch wenn sie fachlich zu Spitzenleistungen fähig wären, ist die Eigenmotivation meist eher gering, sich übermäßig einzubringen.

In der Regel bringt diese Art von Mitarbeiter zwar ordentliche Leistungen, darüber hinaus darf aber nicht viel erwartet werden.

Problematisch ist der Typus des zweiten Steinmetzes. Dieser ist damit zufrieden, einen kleinen Spezialbereich zu beherrschen, während er für alle anderen Bereiche nur Geringschätzung übrig hat.

Er interessiert sich nicht für das große Ganze und welche Randbedingungen sonst noch existieren. Darum sollen sich andere kümmern. Er interessiert sich lediglich für sein Fachgebiet.

Solche Mitarbeiter sind eher schwierig und in der Regel kaum, bis überhaupt nicht steuerbar. Allerdings sind sie von hoher fachlich Kompetenz, dass man auf deren Leistungen nicht verzichten kann.

Der dritte Typ stellt seine Leistung in den Dienst etwas größeren, er arbeitet an einer Vision. Diese Art von Mitarbeiter begeistert sich für seine Ziele, er tut die richtigen Dinge richtig, das heißt er ist effektiv und effizient. Er richtet den Blick nicht auf seine persönliche Tätigkeit, sondern auf den Beitrag zum Gesamtergebnis. Er wendet sich der Außenwelt zu, das heißt dem Ort, an dem das Projekt Ergebnisse erzielen wird. Sein Tun dreht sich um die Frage „was kann ich zum Gelingen des Ganzen beitragen“.

Doch auch wenn sie es als Projektleiter schaffen, Ihrem Team eine Vision zu geben und sie dazu zu bewegen, das große Ganze im Blick zu haben. Als IT’ler sind wir „Wissensarbeiter“ und als Wissensarbeiter ist es unsere Aufgabe effektiv zu sein.

Vom Wissensarbeiter wird erwartet, dass er die richtigen Dinge richtig tut. Genau das ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz. Sie mögen die beste Technik entwickeln, um in Windeseile eine Leiter hinaufzuklettern. Wenn diese Leiter aber am falschen Fenster lehnt, macht das Ganze keinen Sinn.

Peter F. Drucker konstatiert  in seinem Buch „Was ist Management“ zur Frage nach dem Wissensarbeiter wie folgt:

„In den Wissenstätigkeiten sind auffällig wenige effektive Menschen tätig. Wissensarbeiter zeichnen sich im Allgemeinen durch eine hohe Intelligenz aus. Das Niveau der Kenntnisse ist zumeist sehr hoch. Doch anscheinend besteht kaum ein Zusammenhang zwischen der Effektivität und der Intelligenz. Brillante Menschen sind oft auffällig ineffizient und nicht imstande zu erkennen, dass geistige Brillanz an sich keine Leistung ist.  Anderseits gibt es die ungemein effektiven Arbeitstiere, während brillante aber wenig effektive Menschen oftmals jene Art von hektischer Betriebsamkeit an den Tag legen, macht das Arbeitstier einen präzisen Schritt nach dem anderen und erreicht so deutlich schneller das Ziel. Intelligenz, Vorstellungkraft und Wissen sind ohne Frage wichtige Ressourcen. Aber um sie in Resultate umzusetzen, bedarf es der Effektivität. Leider wird darauf viel zu wenig Aufmerksamkeit gerichtet. Es ist auch kein einfaches Thema. Bei den manuellen Tätigkeiten, nehmen wir als Beispiel die Fließbandarbeit, wird lediglich Effizienz benötigt, das heißt die Fähigkeit die Dinge richtig zu machen. Diese Fähigkeit unterscheidet sich von dem Vermögen, die richtigen Dinge richtig zu machen. Manuelle Tätigkeiten sind meist leicht vergleichbar und können daher auch leicht messbar gemacht werden.“

Wenn der Standard darin liegt, an 50 Motoren pro Stunde eine Schraube anzuziehen, so kann jeder manuelle Arbeiter daran gemessen und durch Übung gesteigert werden.

Wie aber misst und steigert man aber die Leistung eines Wissensarbeiters?

Die Steigerung der Effektivität ist ohne Frage ein lohnendes Ziel.  Als Projektleiter ist es an dieser Stelle meine Aufgabe, für meine Teammitglieder solche Rahmenbedingungen zu schaffen, die es ihnen erlauben ihre Fähigkeiten auch optimal einzusetzen.

Ein IT Projektteam setzt sich in der Regel aus Wissensarbeitern mit Spezialkenntnissen zusammen, die genau wegen dieser Spezialkenntnissen und der Aufgabenstellung des Projektes ausgewählt wurden. Jedes Teammitglied hat seine Spezialgebiet und eigene Interessen.

Tatsächlich kann ein Wissensarbeiter nur dann wirklich effektiv sein, wenn er in einer Sache wirklich gut ist, sich also spezialisiert hat. Doch für sich genommen ist jedes Spezialgebiet nur ein loses Fragment. Die Ergebnisse einer Spezialisierten Tätigkeit müssen mit der einer anderen spezialisierten Tätigkeit verknüpft werden um Resultate hervorzubringen. Als Projektleiter ist es meine Aufgabe, die Kenntnisse und Fähigkeiten meiner Mitarbeiter so zu orchestrieren und zu nutzen, dass das bestmögliche Ergebnis, gemessen an den gesteckten Zielen des Projektes, dabei herauskommt. Das bedeutet aber auch, dass der Spezialist mit den notwendigen Informationen ausgestattet werden muss, wer seine Arbeitsergebnisse nutzen wird und welche spezifischen Rahmenbedingungen einen Einfluss haben.

Es ist die Aufgabe des Projektleiters jedes Teammitglied mit diesen Informationen zu versorgen. Daraus ist zu schließen, dass die Kommunikation innerhalb des Projektes, eine wesentliche Voraussetzung zur Effektivität des Projektteams darstellt.

Ich vergleiche das gerne mit einem Orchester. Auch wenn der Dirigent Grundfertigkeiten zu jedem einzelnen Instrument im Orchester haben mag, jeder einzelne Musiker beherrscht wahrscheinlich sein Instrument besser, als es der Dirigent könnte. Doch erst der Dirigent formt aus einer Ansammlung von individuellen Fähigkeiten das große Ganze, das im Takt und Harmonie etwas Großartiges schafft.

Die Effektivität des Einzelnen und des ganzen Teams steigert man folglich durch Praktiken und Reflexion. Nur das was wiederholt getan, analysiert, verbessert und wiederholt wird, steigert die Effektivität des Einzelnen und des Teams. Praktiken erlernt man, in dem man übt, übt und nochmal übt.

Doch nicht nur die Orchestrierung innerhalb des Projektes ist notwendig um Effektiv und damit Wirksam zu werden. Wenn ein Projekt in einer Organisation ein Erfolg werden soll, ist es notwendig auch das Umfeld zu verstehen.

Auch wenn ich als Techniker wenig politische Ambitionen habe, so ist es als Projektmanager doch notwendig, die sozialen Netzwerke im Unternehmen zu verstehen und im Sinne des Projektes zu nutzen. In Unternehmen gibt es zwei Arten von Netzwerken.

Die Beraternetzwerke und die Vertrauensnetzwerke.

Beraternetzwerke

In den Beraternetzwerken sind die Spezialisten für bestimmte Themen zu finden. Sie werden um Rat gebeten, wenn es um eine fachliche Expertise geht. Sie beeinflussen damit häufig bedeutende Entscheidungen und besitzen somit eine nicht unwesentliche Macht in Unternehmen.

Sie werden die wichtigsten Berater im Unternehmen nach einiger Zeit identifizieren können, da sie regelmäßig in den wichtigen Meetings eingeladen sind und dort um ihre Meinung gefragt werden.

Vertrauensnetzwerke

Wir vertrauen den Menschen die uns in der Vergangenheit unterstützt haben und die wir auch wiederum unterstützen. Basis dafür ist meist gegenseitige Sympathie und Wertschätzung. In den Vertrauensnetzwerken werden vertrauliche Informationen ausgetauscht und Abkommen getroffen. Diese zu erkennen ist meist schwieriger als es bei den Beraternetzwerken der Fall ist.

Sie finden das durch Beobachtung heraus, oder indem sie konkret fragen wer-wem vertraut und wer wieviel Einfluss auf andere hat. Achten sie darauf, wer vor und nach Meetings noch zusammen steht und wie sie sich miteinander unterhalten. Die Mitglieder dieser Netzwerke im Unternehmen, könnten zu den Stakeholdern Ihres Projektes zählen.

Und selbst wenn das nicht der Fall ist, hilft ihnen die Kenntnis dieser Netzwerke dabei, ihre relevanten Stakeholder auf geeignete Weise im Sinne Ihre Projektes zu beeinflussen.

Bevor Sie damit beginnen, sollten Sie zunächst eine Analyse der relevanten Interessensträger durchführen. Das englische Wort für Interessensträger lautet Stakeholder, daher spricht man von einer Stakeholder Analyse.

Unter einer Stakeholder Analyse versteht man die Ermittlung der Interessensträger eines Projektes, deren Macht und Einflusspotenzial, sowie die Art und Weise der Beziehung.

Gründe, warum Stakeholder an einem Projekt Interesse haben, könnten beispielsweise sein:

-Der Stakeholder ist gezwungen, Personal dem Projekt beizustellen

-Der Stakeholder hat selbst einen Vorteil durch das Projekt, dessen Durchführung oder dessen Ergebnis

-Der Stakeholder identifiziert sich mit dem, wofür das Projekt oder dessen Ziele stehen.

Es könnten sein:

-Manager (Team-, Abteilungs-, Bereichs-, oder Unternehmensleitung)

-Meinungsführer mit hohem Einfluss

-Lieferanten

-Kunden

-Eigentümer

-Konkurrenten

 

Es gibt verschiedene Methoden der Stakeholder Analyse. Wichtig dabei ist es, deren Haltung, sowie deren Machtpotenzial zur Beeinflussung des Projektes zu kennen. Ist dies bekannt, können Maßnahmen ergriffen werden, Fürsprecher noch enger an das Projekt zu binden und Stakeholder mit ablehnender Haltung zu einer neutraleren, oder sogar positiven Sicht hin zu bewegen. In Projekten nutzt man dazu die Projekt Umfeldanalyse.

Dokumentieren sie im Projektverlauf die ergriffenen Maßnahmen zum Management Ihrer Stakeholder und bewerten sie die Wirksamkeit dieser, indem sie eine Kraftfeldanalyse fortschreiben.

Wie das geht, möchte ich Ihnen kurz erklären:

Schauen Sie sich die Stakeholder zuerst einmal einzeln an und überlegen sie sich, welche positiven und welche negativen Konsequenzen es für den einzelnen hat, wenn das Projekt erfolgreich umgesetzt wird. Das Ergebnis dieser Überlegungen, notieren sie für jeden Entscheider in Form eine Gewinn- und Verlustrechnung. Dazu sollten sie sich ausreichend Zeit nehmen um die Vor- und Nachteile für jeden einzelnen in Ruhe zu überdenken. Anschließend wissen sie, wer tendenziell eine positive-, wer eine neutrale und wer eher eine negative Haltung Ihrem Projekt gegenüber haben wird. Schätzen Sie anschließend ein, wieviel Einfluss, bzw. Macht die betreffende Person im Hinblick auf Ihre Projektbelange hat. Das muss sich nicht immer proportional zu der Hierarchischen Position der Person im Unternehmen sein.

Vergessen sie dabei auch nicht die Frage, ob die betreffenden Personen die von Ihnen erkannten Vorteile, bzw. Nachteile auch selbst kennen.

Wenn Sie beispielsweise für einen Abteilungsleiter, mit der Einführung eines neuen Softwaresystems, eine deutliche Arbeitserleichterung bringen werden, er aber nur sieht, dass sich seine Leute schon wieder in etwas neues einarbeiten müssen und damit phasenweise an Produktivität einbüsen, dann müssen Sie dafür sorgen, dass er die notwendigen Informationen auch erhält.

Genauso verhält es sich mit Informationen, die den ein- oder anderen von einer neutralen, in eine extrem negative Position drängen würde sobald er davon erfährt. Sagen Sie immer stets die Wahrheit, aber sagen sie nicht immer alles was wahr ist.

Tragen Sie nun alle relevanten Entscheider in ein sogenanntes Kraftfeld ein. Das ist ein Koordinatensystem dessen vertikale Achse die Position der einzelnen Stakeholder darstellt.

Die Skala reicht von -5 bis +5. Je nachdem ob derjenige dafür, dagegen oder neutral eingestellt ist.

Auf der horizontalen Achse ist ablesbar, wieviel Macht die betreffende Person in Bezug auf Ihr Projekt hat. Die Skala dieser Achse reicht von 0 bis 10.

Tragen Sie nun die identifizierten Stakeholder als Punkte in das Feld ein. Vergessen Sie dabei sich selbst nicht. Auf dem entstandenen Bild können sie nun genau sehen, wie die Parteien für und gegen das Projekt kräftemäßig verteilt sind.

Stellen sie sich nun die Frage, welche Stakeholder müssten sich an welche Stelle bewegen, dass sich das Kräfteverhältnis zugunsten des Projektes wandelt?

Wen müssen sie wie beeinflussen, so dass Sie das erreichen?

Ein guter Weg neutrale in positive Haltungen zu wandeln, sind Vorabinformationen. Treffen sie sich mit der betreffenden Person und stellen Sie das Projekt vor. Erläutern sie die Vorteile und fragen sie um Rat was sie tun müssen, um ihn von dem Projekt zu begeistern. Unterschätzen Sie nicht die Macht des Reportings.

Achten sie darauf, dass sie ihre Stakeholder in geeigneter Weise mit in Ihre Berichterstattung aufnehmen und versorgen sie diese somit mit den relevanten Informationen. Das gilt vor allem auch für die bereits positiv gestimmten Stakeholder, um diese noch enger an sie zu binden.

So, damit möchte ich mich für heute von Ihnen verabschieden und hoffe es hat Ihnen Spaß gemacht.

Ach ja, da ist noch etwas: Seit dieser Woche, also Februar 2015, ist unser Podcast neben iTunes und weiteren bekannten Podcast Plattformen nun auch beim online Radiosender Stitcher verfügbar und abonnierbar.

In der vergangenen Woche bekamen wir grünes Licht, unsere Beiträge mit in das eigene Portfolio aufzunehmen, was uns sehr gefreut hat.

Ach ja- und seit vergangener Woche, haben wir auch unseren YouTube Kanal freigeschaltet und damit steht Ihnen ein weiterer Weg zu Verfügung unsere Beiträge zu hören. Sie sehen, wir wachsen stetig.

Ich freue mich schon auf das nächste Mal und wünsche Ihnen in Ihrem Projekt lauter grüne Meilensteine,

Ihr Andreas Haberer

 

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