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Podcast Folge 02: Der selbständige IT Projektmanager

Projektmanager
Der selbständige IT Projektmanager im daily Business

Der Selbständige IT Projektmanager

Es war der 29. August 2011, der Projektleiter des IT Infrastrukturprojektes war wenige Tage zuvor aus seinen wohlverdienten Sommerferien zurückgekommen und saß, wie so oft, im Konferenzraum des Rechenzentrums seines Auftraggebers. Um den edlen Besprechungstisch saßen auf den bequemen Ledersesseln hochrangige Linienmanager des Rechenzentrums und Auftraggebers. Der externe Projektleiter hatte die Verantwortung für dieses Projekt bereits seit über 3 Jahre. Die Hauptinbetriebnahme des zu liefernden Systems wurde bereits einen Monat zuvor erfolgreich abgeschlossen. Es gab nun noch eine Reihe von „Nacharbeiten“ zu erledigen, die aufgrund von Abhängigkeiten erst nach der formalen Inbetriebnahme möglich waren. Plan war, diese Nacharbeiten in den nächsten Wochen durch den Projektleiter und sein Team noch umzusetzen. Das Projektteam selbst bestand, mit Ausnahme von 2 Mitarbeitern, komplett aus selbständigen externen Mitarbeitern.

Aus diesem Grund war für die Folgebeauftragung der „externen“ auch ein zusätzliches Budget zu genehmigen. Da diese Genehmigungsentscheidungen auch in der Vergangenheit immer recht kurzfristig getroffen wurden, pikierte man sich im Projektteam zwar über dieses rücksichtslose Verhalten den externen gegenüber, aber alle gingen davon aus, dass wieder wenige Tage vor Ablauf der Frist die Verlängerungsbeauftragung kommt. Schließlich waren die besagten „Nacharbeiten“ für den Projekterfolg mit entscheidend. Im Projektteam war man es mittlerweile gewohnt, dass die Entscheidungsmühlen nicht immer unter Volllast liefen.

Der IT Projektleiter, nennen wir ihn „Andreas Haberer“, war aufgrund seines vorherigen Urlaubs, durch seine Mannschaft bezüglich Projektstatus gut gebrieft worden. Im Statusmeeting nach seinem Vortrag, waren alle mit dem Projektstand höchst Zufrieden denn wir hatten alle Projektziele erreicht und waren im geplanten Soll.

Die Stimmung war gut und als sich die Versammlung gerade auflöste und ich meine Unterlagen zusammen packte, kam der verantwortliche Bereichsleiter des Rechenzentrums auf mich zu. „Andreas, ach übrigens, das zusätzliche Budget für die Nacharbeiten wurde nicht genehmigt“, sagte er im fast beiläufigem Ton. Ich fragte ihm was er zu tun gedenke, denn die verbleibenden Arbeiten waren wichtig und es war immer klar, dass das Rechenzentrumspersonal aufgrund bereits existierender Überlastung diese Aufgaben nicht noch zusätzlich stemmen können. Aber es war nichts zu machen, ohne genehmigtes Budget waren wir raus.

Für mich und die meisten meiner Teammitglieder hatte diese Entscheidung zur Folge, dass nur noch wenige Arbeitstage Budget verblieben um eine Übergabe durchzuführen. In meinem Fall waren es genau noch 4 verbleibende Tage.

„Wir haben keine Wahl, bitte sorge dafür, dass der Know How Transfer an die internen Leute geordnet durchgeführt wird, so dass diese dann weiter machen können“, bekam ich zu Antwort und er ließ mich mit einem aufmunternden Nicken und einem kurzen Augenzwinkern im Konferenzraum stehen.

Ich schüttelte den Kopf, wie sollte ich es hinbekommen. Meine Teammitglieder waren alles absolute Spezialisten auf ihrem Gebiet. Es wäre schon mit genügend Zeit schwierig geworden den Know How Transfer durchzuführen. Mir ist es stets wichtig, keine unerledigten Arbeiten zu hinterlassen und einen potenziellen Nachfolger maximal einzuarbeiten. Aber wir hatten keine Wahl.

Das war’s also wieder mal…auch dieses Projekt war in den vergangenen 3 Projektjahren für mein Projektteam und mich zu unserem Baby geworden. Auf der einen Seite ist man natürlich stolz wenn sich dieses Baby nun im echten Leben beweisen muss.

Natürlich sind wir externen Mitarbeiter dafür da, dass man sich auch kurzfristig von uns lösen kann. Das unterscheidet uns ganz deutlich von internen Mitarbeitern. Zu diesem Zeitpunkt war ich bereits seit über 17 Jahre selbständig und hatte jede Menge Praxiserfahrung mit IT Projekten bei einer Reihe deutscher Großbanken, Automobilherstellern, großen deutschen Softwareherstellern und öffentlichen Auftraggebern. Ganz ehrlich, trotz dieser langen Berufserfahrung bleiben noch immer einige Schrecksekunde wenn ich damit konfrontiert werde, dass mein Engagement nun endet.

Je länger man dieses Geschäft macht, umso kürzer wird die Schrecksekunde, aber ich glaube ganz werde ich die nie los. Nun war klar, ich muss mich um einen Folgeauftrag kümmern.

In den nun folgenden Tagen setzte ich alles daran, den auserkorenen internen Kollegen auf den aktuellen Stand zu bringen. Alle mündlichen und schriftlichen Abmachungen für die Arbeiten der nächsten Wochen mussten geordnet, alle mussten über den Wechsel informiert werden und den Kollegen die unsere Arbeiten zu Ende führen sollten, musste erklärt werden wo wir stehen und wann was zu tun ist. Auch wenn sie damit in der kurzen Zeit überfordert waren hoffte ich, dass ich alle Rahmenbedingungen so hinterlassen habe, dass unsere Nachfolger die Aufgaben zu Ende führen können.

Abends im Hotel machte ich mich daran, mein CV, also mein Curriculum Vitae oder Profil, zu aktualisieren und an alle mir bekannten Recruiting Unternehmen, oder Bodyleaser zu versenden. Ich hinterlegte in meinem Profil im Internet, dass ich ab sofort kurzfristig verfügbar bin und schrieb Firmen an, die mir in Frage zu kommen schienen, Bedarf an einem externen IT Projektmanager zu haben. Ich schrieb geschäftliche Kontakte per Mail und über Xing an, um bekannt zu machen, dass ich kurzfristig für ein neues Projekt zur Verfügung stehe. Mehr kann man bislang nicht tun. Dann heißt es warten auf das, was zurückkommt.

Es war in den Monaten zuvor immer wieder dazu gekommen, dass Projektverlängerungen sehr spät kamen. Ich bat immer wieder darauf Rücksicht zu nehmen, dass auch ich eine gewisse Planungssicherheit benötige. Zwar habe ich Verständnis, wenn aufgrund unternehmenspolitischer Entscheidungen, Aufträge nur um jeweils 3 Monate Verlängert werden. Doch ich brauche zumindest das Lippenbekenntnis, dass die Verlängerung vorgesehen ist. Bis dahin kam diese Verlängerung dann auch irgendwann.

Einige Jahre zuvor, in einem ganz anderen Projekt, war ich in einer ganz ähnlichen Situation. Unternehmenspolitische Vorgaben seien daran schuld, dass Auftragsverlängerungen nur noch monatsweise vergeben wurden. Anfangs gab es 6 Monatsverträge, dann wurde nur noch vierteljährlich verlängert, um schließlich am Ende nur noch monatsweise zu beauftragen.

Das hätte also bedeutet, dass sofort wieder auf der Matte stehe um die nächste Verlängerung in 4 Wochen zu besprechen, wenn die aktuelle Verlängerung gerade durch ist.

Das war keine akzeptable Lösung für mich. Ich suchte das Gespräch mit meinem Auftraggeber und erklärte ihm, dass mein Stundensatz das damit verbundene unternehmerische Risiko des Einnahmenausfalls nicht abdeckt. Endet ein Auftrag kurzfristig, muss das erarbeitete Honorar ausreichen, um auch in der Zeit ohne Auftrag die eigenen Verpflichtungen weiter bedienen- und von etwas leben zu können.

Um meiner Forderung Nachdruck zu verleihen, ließ ich mich sogar zu der Drohung hinreißen, mich in den diversen Internetplattformen auf „sofort verfügbar“ zu setzen. Ich mache Andeutungen, dass dies zur Folge hätte, dass Heerscharen von Recruiting Unternehmen darüber informiert werden und auf Projektsuche für mich gehen. Wenn dann ein kurzfristiger Auftrag kommt, der mehr unternehmerische Sicherheit bietet, muss ich diese Alternative wählen.

So toll das klang- und so gut ich mich mit dieser kaschierten Drohung auch fühlte, so haltlos war sie doch in Wahrheit. Wer das Geschäft wie ich nun seit über 20 Jahre macht und kennt, der weiß sehr wohl, wie abhängig wir vom Markt und insbesondere von den Recruiting Unternehmen sind.

Wie funktioniert dieses Geschäft eigentlich?

Recruiting Unternehmen, oder auch Bodyleaser, vermitteln selbständige IT Projektmanager in vakante Projekte. Dafür erhalten sie pro geleisteter Stunde, oder Tag einen Provisionsanteil. Klingt erstmal gut, denn das bedeutet, dass mir diese Unternehmen die Akquise und Vertriebsarbeiten leisten, die ich selbst nicht erbringen kann, weil ich im aktuellen Projekt voll eingespannt bin. Aber:

Der Recruiter sucht einen passenden selbständigen IT Projektmanager für seine Projektanforderungen- und nicht eine passende Projektanforderung für einen Projektmanager.

Genau darin liegt das Problem. Mir sind keine Fälle bekannt, wo sich ein Recruiting Unternehmen für mich ans Telefon geklemmt und Firmen abgeklopft hat, ob sie ein vakantes Projekt für mich hätten.

In der Regel sind selbständige IT Projektmanager mit all ihren Fähigkeiten und Erfahrungen für große Unterhemen direkt nicht sichtbar. Die Recruiting Unternehmen fungieren als Makler, man könnte sogar sagen als Dämpfungsschicht zwischen dem selbständigen IT Projektmanager und dem Markt.

Business ohne Recruiting Unternehmen?

Sind Recruiting Unternehmen für unser Business also eine Hilfe, oder ein unnötiger Mitverdiener? Könnten wir nicht direkt mit den Markt in Verbindung treten und Aufträge direkt akquirieren?

Theoretisch ja.

Problem:

  • In der Regel sind wir in einem laufenden Projekt zu mehr als 100% eingespannt. Zeit für Marketing für die eigene Firma, Werbung für die eigene Dienstleitung, Pflege von Kundenkontakten und aktives akquirieren von neuen Projekten bleibt kaum.
  • Selbst wenn man die Disziplin aufbringt, auch nach dem Projekteinsatz abends noch aktiv am eigenen Unternehmen zu arbeiten, hat man das Problem, dass man seine eigene Dienstleistung zu einem Zeitpunkt nur einmal verkaufen kann. Droht ein zweiter Kunde also mit Auftrag, kann dies nur ein Auftrag sein, dessen Erledigung in der sonst üblichen „Freizeit“ passiert. Wozu also werben?
  • Viele, vor allem große Wirtschaftsunternehmen, dürfen aufgrund interner Richtlinien nur mit sogenannten „prefered supplier“ Verträge schießen. Die Anerkennung zum prefered supplier in dieser Unternehmensgröße ist ein formaler Akt, der aufgrund der Prüfungsrichtlinien häufig gescheut wird, oder an entsprechend hohen Qualitätspolicys häufig scheitert.

Alleine deshalb schon, werden Recruiting Unternehmen als Multiplikatoren beauftragt, denn in diesem Fall erreichen die Unternehmen eine riesige Menge Dienstleister und müssen nur ein- oder zwei Recruiter zum prefered supplier machen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass man als Freiberufler, oder kleiner selbständiger, kaum eine Chance hat, mit diesen Unternehmen direkt in geschäftlichen Kontakt zu kommen.

  • Bricht ein Auftrag weg, zeichnet sich das nicht immer langfristig ab. Tritt dieser Fall ein, bedeutet das aktive Auftragssuche. Eine gute Möglichkeit bieten hier die diversen Projektbörsen im Internet, natürlich kann man auch das Telefon in die Hand nehmen und aktiv bei Unternehmen Bedarf erfragen. Doch wie kommt man an die passenden Kontakte, wie an die Entscheider? Wie findet man heraus, bei welchen Unternehmen auch direkt, also ohne Recruiter beauftragen und wie kommt man an diese heran, wenn man im laufenden Projekt bereits voll ausgelastet ist?
  • In der Regel wird man aber das eigene Profil, oder CV aktualisieren und schnellstmöglich an die bekannten Recruiter versenden. Dies in der Hoffnung, dass den Keyaccountmanager den Recruiting Unternehmen gerade ein passendes Profilgesuch vorliegt, dass zu einem passt.
  • Abhängig von der eigenen Erfahrung, den regionalen Gebundenheiten und den fachlichen Schwerpunkten, dauert es mit Hilfe von Recruiting Unternehmen i.d.R. 2-6 Monate, um ein neues Projekt zu finden. Grund dafür ist natürlich, dass man in der Regel nur eine begrenzte Anzahl von Recruiting Unternehmen direkt erreicht, dass deren Keyaccount Manager zum passenden Zeitraum eine passende Anfrage vorliegen muss und natürlich an dem bereits oben beschrieben Umstand, dass der Recruiter keinen Auftrag für den selbständigen IT Projektmanager sucht, sondern den selbständigen IT Projektmanager für den Auftrag. Das macht für die selbständigen IT Projektmanager einen gewaltigen Unterschied. In der Regel ist dieses Geschäft leidenschaftslos und der selbständige IT Projektmanager ist lediglich die Handelsware die an existierende Bedarfe das Marktes vermittelt werden. Hier gibt es sicher Ausnahmen, aber ich sprach ja von der Regel.

Fazit: Wir können auf Recruiting Unternehmen nicht verzichten, ganz im Gegenteil. Es ist notwendig sie als wichtige Partner zu sehen und gerade wegen des „leidenschaftslosen Vorgehens“ aktiv mit aktuellen Informationen zu versorgen. Recruiting Unternehmen sind für uns Freiberufler und Selbständige als Vertriebsabteilung zu sehen, die dafür natürlich bezahlt werden muss. Die eigenen Möglichkeiten, aus einem laufenden Projekt heraus im direkten Anschluss an einen lukrativen und interessanten Folgeauftrag aus eigener Energie heraus zu kommen, gleichen eher einem Glücksgriff.

Wie machen wir uns für Recruiting Unternehmen attraktiv?

Wenn es ohne sie nicht geht, dann also richtig mit ihnen. Und wenn wir als Dienstleister schon eine Handelsware sind, wie können wir uns dann möglichst attraktiv machen?

Nun, eine wesentliche Basis für den Erfolg ist natürlich die Erwartungen des eigentlichen Auftraggebers über zu erfüllen. Wir müssen als „externe Dienstleister“ stets versuchen besser zu sein als das, was man üblicherweise erwartet. Erwartungen übertreffen, lautet hier die Devise.

Das bedeutet aber nicht, im Projekteinsatz hektisch umher zu flitzen, jeden darauf hinzuweisen wie viel Arbeit man doch hat und wie schwer alles ist. Ganz im Gegenteil. Erlischt nicht der ganze Zauber solcher Kollegen wenn man ihnen bei ihrem Wehklagen zuhört?

Ich will damit sagen, Zufriedenheit des Auftraggebers ist Voraussetzung den Auftraggeber zu halten und an sich zu binden. Das bedeutet, nach Ablauf der laufenden Beauftragung, eine Verlängerung zu bekommen. Auch von den Bodyleasern wird die Zufriedenheit des Auftraggebers abgefragt und geht in die QM Bewertung. Also macht es doppelt Sinn Erwartung über zu erfüllen. Der Bodyleaser wird den IT Projektmanager gerne wieder vermitteln weil die gute Arbeit auch auf das vermittelnde Unternehmen zurück fällt- und der Auftraggeber wird einen guten Mann- oder gute Frau, nicht so schnell hergeben und versuchen ihn auch im nächsten Projekt zu halten.

Häufig verlängert der Auftraggeber natürlich schon im Eigeninteresse. Der Auftraggeber hat in den ersten Monaten in die Einarbeitung investiert. Je komplexer das IT Projekt ist, desto länger ist die Anlaufphase. Das aufgebaute Know How möchte man natürlich halten und im Projekt weiter darauf aufbauen. Aber wie oben schon gesagt, Magie kommt dann ins Spiel, wenn die Erwartungen des Auftraggebers regelmäßig übererfüllt werden. Dann macht es Spaß einen externen zu verlängern.

Auch der Keyaccounter des vermittelnden Recruiting Unternehmen hat daran Spaß. Denn wer hört es nicht gerne, wenn man dafür gelobt wird, genau den richtigen Mann für die Projektanforderungen gefunden zu haben. Somit fühlen sich alle wohl.

Recruiting Unternehmen leben davon, über aktuelle Profildaten, also Schwerpunkt, Projekterfahrungen und Verfügbarkeitsdaten zu verfügen. Beim Ergebnisranking der Datenbanken landet man weiter vorne, oder weiter hinten- je nachdem wie aktuelle die Daten sind.

Tja und vielmehr gibt es eigentlich auch gar nicht zu sagen wie die Geschäftsanbahnung in Zusammenarbeit mit einem Recruiting Unternehmen funktioniert. Schaue ich mir meine Anfangszeiten und viele meiner Kollegen und Kolleginnen an beobachte ich außerdem, dass  der Faktor Networking massiv unterschätzt. Meist wird erst dann „genetworked“ wenn man plötzlich ohne Auftrag, unter massivem Druck steht. Veranstaltungen bei denen ein persönliches Kennenlernen mit den Keyaccountern der Recruiting Unternehmen möglich ist, sind bares Geld wert wenn es drauf ankommt.

Mit vielen Recruiting Unternehmen zusammenarbeiten

Zu guter Letzt kann ich nur den Rat mitgeben, mit möglichst vielen Recruiting Unternehmen zusammen zu arbeiten. Ich darf mich noch einmal selbst zitieren, wenn ich sage, dass die Recruiting Unternehmen jeweils das passende Profil für eine Anforderung suchen- und nicht umgekehrt. Je mehr Recruiter über meinen aktuellen Status informiert sind, je breiter ich meine Profilinformationen gestreut habe, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit ein passendes Projekt angeboten zu bekommen.

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